Organisation & Administration

Die Organisation eines Unternehmens stellt dessen Herzstück dar, denn sie regelt sowohl die Hierarchie und die fachlichen Zuständigkeiten (Aufbauorganisation) als auch die Gestaltung der betrieblichen Prozesse (Ablauforganisation).

Auch wenn eine strukturierte Planung und Gestaltung der Unternehmensorganisation wünschenswert wäre, ist sie doch zumeist im Laufe der Zeit und im Laufe des Unternehmensaufbaus natürlich gewachsen, wodurch zwangsläufig Ineffizienzen entstehen. Für die Erschließung von Verbesserungspotenzialen ist es jedoch nie zu spät, und somit lässt sich in gemeinsamer Zusammenarbeit die Unternehmensorganisation jederzeit (um)gestalten und optimieren.

Lag früher noch das Hauptgewicht der Verbesserungsmaßnahmen auf der Produktion, so ist heute eine starke Verlagerung zu den indirekten Kosten (Gemeinkosten) festzustellen. Da die internen Abläufe (Auftragsbearbeitung, Beschaffung, Buchhaltung und Controlling, Vertrieb) immer komplexer werden, stellen die Gemeinkosten oftmals den größten Kostenblock eines Unternehmens dar. Ähnlich wie in der Materialwirtschaft wirken sich Veränderungen in der Prozessstruktur rein aufwandsseitig aus, sodass Ergebnisverbesserungen ohne Umsatzsteigerungen möglich werden.

Bei der Prozessgestaltung allerdings besitzen die umgesetzten Maßnahmen meist eine indirekte Wirkung, denn eine Verkürzung der Prozessdurchlaufzeiten führt erst im nächsten Schritt zu Personaleinsparungen oder zur Möglichkeit, bislang vernachlässigten Aufgaben nachgehen zu können. Auch die Erhöhung der Mitarbeiterzufriedenheit allein ist zwar aus sozialen Gründen wünschenswert, hat allerdings erst dann Auswirkungen auf die Erfolgsgebarung, wenn Ihre Mitarbeiter aus der erhöhten Zufriedenheit heraus ihren Einsatz und ihre Arbeitsleistung erhöhen.

Neben der Gestaltung der Kernprozesse müssen auch optimale Rahmenbedingungen geschaffen werden, welche die Prozessabläufe unterstützen bzw. erst ermöglichen. Beispiele für Rahmenbedingungen sind die vorhandenen Kommunikationsmedien (z.B. Intranet), geeignete Software, Zeiterfassungs- und Informationssysteme oder das Wissensmanagement.
In der Organisationsgestaltung gilt es, folgende Fragen zu lösen:

• Haben wir die kürzestmöglichen Kommunikations- und Entscheidungswege?
• Ist hinreichend festgelegt, wer was wann und wo zu erledigen hat?
  Sind meine Prozesse (zur Vermeidung wissensbedingter Stillstände infolge von Personalausfällen) ausreichend dokumentiert?
• Wissen die einzelnen Stellen genau Bescheid über ihre Zuständigkeiten?
• Sind alle Aufgaben an die bestgeeigneten Stellen delegiert?
• Sind alle redundanten Arbeitsschritte (Doppelgleisigkeiten) ausgemerzt?
• Besteht die Gefahr der Überlastung einzelner Stellen?
• Prozesskostenrechnung (Was kostet mich ein Bestellvorgang, eine Ausgangsrechnung etc. und welche Konsequenzen sind daraus zu ziehen?)
• Können Leistungen kostengünstiger zugekauft als selbst erstellt werden (Make or Buy- Entscheidung)?
• Wird meine Organisation durch Softwarelösungen und andere Instrumente optimal unterstützt?
• Nutzen alle Mitarbeiter das im Unternehmen vorhandene Wissen und ist sichergestellt, dass dieses Wissen laufend aktualisiert und erweitert wird?

Die MPC Mitarbeiter haben langjährige Erfahrung in der Gestaltung von Arbeitsprozessen und deren Umfeld und helfen Ihnen, Ihre diesbezüglichen Potenziale zu nützen!

 

Mögliche Beratungsthemen:

• Gestaltung der Aufbauorganisation
• Prozessgestaltung
• Prozesskostenrechnung
• Personalbedarfsplanung
• Personaleinsatzplanung
• Arbeitszeitmodelle
• Outsourcing
• Knowledge Management